Datenschutzerklärung

Stand: 9. November 2026 · Version 1.3

Wir freuen uns über Ihr Interesse an fairyfly. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat für die DataZoo GmbH besonderen Stellenwert. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie nach Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung von fairyfly und über Ihre Rechte.

fairyfly besteht aus

• der Website und Web-Anwendung unter fairyfly.io (Informationsseite, Anmeldung, Verwaltung von Organisation, Nutzern, Desktops, KI-Verbindungen, Audit und Abrechnung),
• dem fairyfly Gateway, einem von uns betriebenen Cloud-Dienst, über den KI-Assistenten (z. B. Claude, ChatGPT, Microsoft Copilot, Gemini Enterprise) per Model Context Protocol (MCP) auf eine angemeldete SAP-GUI-Sitzung zugreifen, und
• der Desktop-Anwendung fairyfly für Windows (Installationspaket über GitHub oder Microsoft Store), die auf dem Arbeitsplatz-PC des Nutzers läuft und die SAP GUI bedient.

Diese Erklärung gilt für den von der DataZoo GmbH betriebenen Dienst unter fairyfly.io. Betreibt ein Kunde das Gateway selbst („self-hosted"), ist für die Verarbeitung im Gateway der Kunde verantwortlich. Für die Website www.data-zoo.de gilt deren eigene Datenschutzerklärung.

Diese Datenschutzerklärung ist auch in englischer Übersetzung verfügbar; rechtlich maßgeblich ist die deutsche Fassung.

1. Begriffsbestimmungen

Diese Datenschutzerklärung verwendet die Begriffe der DSGVO (Art. 4 DSGVO), insbesondere:

• Personenbezogene Daten: alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person („betroffene Person") beziehen, z. B. Name, E-Mail-Adresse, Kennnummer, Online-Kennung oder IP-Adresse.
• Betroffene Person: jede identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, deren Daten verarbeitet werden.
• Verarbeitung: jeder Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, etwa Erheben, Erfassen, Speichern, Verändern, Abfragen, Verwenden, Übermitteln, Löschen.
• Einschränkung der Verarbeitung: Markierung gespeicherter Daten mit dem Ziel, ihre künftige Verarbeitung einzuschränken.
• Profiling: automatisierte Verarbeitung zur Bewertung persönlicher Aspekte einer Person. fairyfly betreibt kein Profiling.
• Pseudonymisierung: Verarbeitung in einer Weise, dass die Daten ohne zusätzliche, getrennt aufbewahrte Informationen keiner Person mehr zugeordnet werden können.
• Verantwortlicher: die Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet.
• Auftragsverarbeiter: eine Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.
• Empfänger: eine Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich um einen Dritten handelt.
• Dritter: jede Stelle außer der betroffenen Person, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter deren unmittelbarer Verantwortung zur Verarbeitung befugt sind.
• Einwilligung: jede freiwillig, für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung, mit der die betroffene Person ihr Einverständnis mit der Verarbeitung erklärt.

2. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und anderer datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

DataZoo GmbH
Quellenstraße 7
70376 Stuttgart
Deutschland
E-Mail: contact@data-zoo.de
Telefon: +49 177 3073737
Vertreten durch die Geschäftsführer Dr. Simon Müller und Joachim Rosskopf
Handelsregister: Amtsgericht Stuttgart, HRB 769481

Impressum: https://www.data-zoo.de/imprint.html

Anfragen zum Datenschutz bei fairyfly richten Sie bitte an cloud@fairyfly.io.

3. Unsere Rolle: Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter

fairyfly wird von Unternehmen und Organisationen („Kunde" bzw. „Organisation") für ihre Mitarbeiter eingesetzt. Wir unterscheiden daher:

• Wir sind Verantwortlicher für die Daten, die wir für unsere eigenen Zwecke verarbeiten: Besuch der Website, Registrierung und Vertragsabwicklung mit der Organisation, Abrechnung, Kommunikation mit uns, Sicherheit und Missbrauchsabwehr unseres Dienstes einschließlich des gesperrten Audit-Logs (Abschnitt 9), gesetzliche Aufbewahrungspflichten.
• Wir sind Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) für die Daten, die wir im Auftrag der Organisation verarbeiten: die Nutzerkonten ihrer Mitarbeiter, die angebundenen Desktops, die Aufrufe der KI-Assistenten, die Inhalte aus SAP, die Audit-Einträge, die wir der Organisation anzeigen, exportieren oder an ihr SIEM weiterleiten, und – falls von der Organisation eingeschaltet – das Audit-Trail mit Bildschirmfotos. Verantwortlich ist hier die Organisation; Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV, https://fairyfly.io/avv), den die Organisation zusammen mit den Nutzungsbedingungen bei der Registrierung akzeptiert (Abschnitt 6). Für Organisationen, die vor der Einführung dieser Bestätigung registriert wurden, gilt der AVV erst, wenn ein Eigentümer ihn einmalig bei seiner nächsten Anmeldung bestätigt; bis dahin ist die Organisation pausiert und der Dienst leitet für sie keine Aufrufe von KI-Assistenten weiter. Wenn Sie fairyfly als Mitarbeiter einer Organisation nutzen, wenden Sie sich mit Anfragen zu diesen Daten bitte zuerst an Ihre Organisation; wir unterstützen sie bei der Beantwortung.

Die folgenden Abschnitte beschreiben beide Bereiche, damit Sie vollständig sehen, was mit Ihren Daten geschieht.

4. Website fairyfly.io: Aufruf und Server-Protokolle

Beim Aufruf von fairyfly.io verarbeitet unser Hosting-Anbieter Google Cloud automatisch technische Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite/Adresse, HTTP-Status, übertragene Datenmenge, Browser-Kennung (User-Agent) und ggf. die zuvor besuchte Seite (Referrer). Zum Schutz vor Überlastung und Angriffen begrenzt eine vorgeschaltete Web Application Firewall (Google Cloud Armor) die Anfragen pro IP-Adresse.

• Zweck: Auslieferung der Website, Stabilität, Sicherheit, Abwehr von Angriffen.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionsfähigen Dienst).
• Speicherdauer: 30 Tage, danach werden die Protokolle automatisch gelöscht.

Die Website verwendet keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge, keine Werbe-Cookies und keine externen Schriftarten; Schriften werden von unserem eigenen Server geladen.

5. Cookies und lokale Speicherung im Browser

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies:

Zusätzlich speichert die Web-Anwendung im Browser (localStorage/sessionStorage): die gewählte Sprache, welche Schritte der Verbindungsanleitung Sie abgehakt haben, beim Koppeln eines Desktops kurzzeitig den Kopplungscode und auf der Abrechnungsseite eine technische Markierung für das Nachladen des Zahlungsdienstes. Ein Service Worker speichert nur die Programmdateien der Web-Anwendung zwischen, keine Inhalte.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich für den vom Nutzer gewünschten Dienst) und Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich. Sie können Cookies und lokale Daten in Ihrem Browser jederzeit löschen; ohne Sitzungscookie ist eine Anmeldung nicht möglich.

6. Registrierung und Anmeldung (Google und Microsoft)

Die Anmeldung erfolgt über einen bestehenden Google-Account oder ein Arbeits- oder Schulkonto bei Microsoft (Microsoft Entra ID), jeweils per OpenID Connect mit dem Umfang openid email profile. Die Anmeldung selbst führt der gewählte Anbieter in eigener Verantwortung durch (Abschnitt 14); Passwörter erhalten wir nicht. Wir erhalten dabei:

• bei Google: E-Mail-Adresse, Bestätigung, ob diese verifiziert ist, Name, die Konto-Kennung bei Google (Aussteller und Subjekt-ID) sowie ggf. die Google-Workspace-Domain;
• bei Microsoft (Microsoft Entra ID, Anmeldung über login.microsoftonline.com für Konten beliebiger Organisationen): E-Mail-Adresse (Angabe email, ersatzweise preferred_username), Name, die Konto-Kennung bei Microsoft (Aussteller und Objekt-ID oid) sowie die Kennung des Entra-Mandanten Ihrer Organisation (tid). Microsoft teilt uns nicht mit, ob die E-Mail-Adresse bestätigt ist; wir behandeln sie als nicht verifiziert. Persönliche Microsoft-Konten (z. B. outlook.com) lehnen wir ab.

Konten erkennen wir an Aussteller und Konto-Kennung, nicht an der E-Mail-Adresse. Eine Organisation kann die Anmeldung auf ihre Google-Workspace-Domain oder ihren Entra-Mandanten beschränken.

Bei der Registrierung einer Organisation speichern wir zusätzlich den Namen der Organisation, das Konto der registrierenden Person (als Eigentümer) und Einstellungen. Zur optionalen Bestätigung der E-Mail-Domain prüfen wir einen von Ihnen gesetzten DNS-TXT-Eintrag über den öffentlichen DNS-Dienst von Google (dns.google).

Bestätigung der Nutzungsbedingungen und des AVV: Bei der Registrierung bestätigt die registrierende Person, dass sie die Nutzungsbedingungen und den AVV akzeptiert und als Unternehmer handelt; bei bestehenden Organisationen und nach Änderungen bestätigt ein Eigentümer bei der Anmeldung. Wir speichern dazu: Organisation, Nutzer-ID und E-Mail-Adresse der bestätigenden Person, Zeitpunkt der Bestätigung und die bestätigten Versionen der Nutzungsbedingungen und des AVV. Zweck ist der Nachweis des Vertragsschlusses; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und, für den Nachweis, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Nachweisbarkeit von Verträgen); hierfür sind wir Verantwortlicher. Die Bestätigung speichern wir, solange die Organisation besteht; sie wird mit der Organisation gelöscht (endgültig 90 Tage nach dem Schließen, Kopien in den Datensicherungen spätestens 7 Tage danach). Zusätzlich schreibt das Gateway einen Audit-Eintrag über die Bestätigung (ohne E-Mail-Adresse), der der Speicherdauer des Audit-Logs folgt (Abschnitt 9).

Für die Nutzerkonten in einer Organisation speichern wir: Nutzer-ID, E-Mail, Name, Rolle (Eigentümer, Administrator, Mitglied), Anbieter-Kennung, Status, Sprache, Einstellung zur täglichen Zusammenfassung, Zeitpunkt der Anlage und der letzten Anmeldung. Einladungen enthalten die E-Mail-Adresse der eingeladenen Person, Rolle, einladende Person und Gültigkeit (standardmäßig 7 Tage). Einladungen werden 90 Tage nach Ablauf, Annahme oder Widerruf automatisch endgültig gelöscht, auch solange die Organisation besteht (siehe Speicherdauer).

• Zweck: Bereitstellung des Dienstes, Zugangskontrolle, Verwaltung der Organisation.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag mit der Organisation bzw. vorvertragliche Maßnahmen); für die Konten der Mitarbeiter verarbeiten wir als Auftragsverarbeiter der Organisation (Abschnitt 3).
• Speicherdauer: für die Dauer des Vertrags. Entfernt ein Administrator einen Nutzer, endet dessen Zugang sofort. Schließt der Eigentümer die Organisation, werden E-Mail-Adressen, Namen und Anbieter-Kennungen aller Nutzer sofort gelöscht, Desktops gesperrt und Hostnamen gelöscht. Entfernte Nutzer, Desktops, Einladungen und geschlossene Organisationen werden 90 Tage nach dem jeweiligen Ereignis automatisch endgültig gelöscht (täglicher Löschlauf). Bei geschlossenen Organisationen betrifft das alle übrigen Datensätze (Organisation mit Name und Domain, Nutzer, Desktops, Einladungen); erhalten bleiben nur Kennung und Zeitpunkte (Anlage, Schließung, Löschung) der Organisation sowie Paddle-Kunden- und Abonnementkennung als Verbindung zu den Abrechnungsunterlagen. Davon ausgenommen sind die Schrittprotokolle des Audit-Trails ohne Inhalte (Abschnitt 10) und die Nutzungszähler (Abschnitt 12), die unabhängig vom Löschlauf nach 400 Tagen automatisch ablaufen, das gesperrte Audit-Log (Abschnitt 9) und Abrechnungsunterlagen mit gesetzlicher Aufbewahrungsfrist (Abschnitt 12). Kopien in den Datenbanksicherungen sind spätestens 7 Tage nach der jeweiligen Löschung entfernt (Abschnitt 21).

7. Koppeln von Desktops und Verbindung zum Gateway

Wenn Sie die Desktop-Anwendung mit Ihrem Konto koppeln, übermittelt sie an das Gateway: einen öffentlichen Schlüssel des Geräts, den Windows-Rechnernamen, das Betriebssystem und die fairyfly-Version. Für die Dauer des Kopplungsangebots (5 Minuten) speichern wir zudem die auf die ersten drei Blöcke gekürzte IP-Adresse (z. B. 203.0.113.x) und den ungefähren Standort (Stadt und Land), den unser Load Balancer aus der IP-Adresse ableitet. Beides wird der Person angezeigt, die die Kopplung im Browser bestätigt, damit sie prüfen kann, ob die Anfrage von ihrem Rechner stammt. Dauerhaft speichern wir zum Gerät: Geräte-ID, zugehöriges Konto und E-Mail, Rechnername, Version, öffentlichen Schlüssel, Zeitpunkt der Kopplung und der letzten Verbindung sowie die Audit-Trail-Einstellung.

Nach der Bestätigung erhält die Desktop-Anwendung Kennung und Namen der Organisation, Ihre E-Mail-Adresse und den Anmeldeanbieter, bei Microsoft-Konten zusätzlich die Kennung des Entra-Mandanten.

Der private Schlüssel des Geräts verlässt den PC nicht; er ist unter Windows mit DPAPI geschützt.

• Zweck: Weiterleitung der Aufrufe an den richtigen PC, Absicherung der Verbindung.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Auftragsverarbeitung für die Organisation.
• Speicherdauer: Kopplungsangebot (mit gekürzter IP-Adresse und ungefährem Standort) 5 Minuten; Gerätedaten für die Vertragsdauer. Beim Entfernen des Nutzers wird der Desktop sofort gesperrt; beim Schließen der Organisation werden Rechnername und E-Mail sofort gelöscht. Die Gerätedatensätze werden 90 Tage nach dem jeweiligen Ereignis automatisch endgültig gelöscht (täglicher Löschlauf).

8. Verbindung von KI-Assistenten und Verarbeitung von SAP-Inhalten

Ihre Organisation kann KI-Assistenten (z. B. Claude, ChatGPT, Microsoft Copilot Studio, Gemini Enterprise) mit fairyfly verbinden. Dazu meldet sich der Nutzer im KI-Assistenten über fairyfly an (OAuth). Wir speichern dafür die registrierten KI-Clients (Name, Plattform, Rückleitungsadressen), die Zustimmung des Nutzers und für die Aufrechterhaltung der Verbindung nur Hashwerte der Aktualisierungs-Token. Zugriffs-Token gelten 10 Minuten, Aktualisierungs-Token 30 Tage (rollierend). Die Datensätze der Verbindungen (registrierte Clients, Zustimmung, Token-Hashwerte) bleiben nach Ablauf der Token gespeichert; sie werden 90 Tage nach dem Entfernen des Nutzers bzw. dem Schließen der Organisation mit dem täglichen Löschlauf endgültig gelöscht. Bei Gemini Enterprise prüfen wir das Google-Zugriffstoken des Nutzers bei Google (tokeninfo).

SAP-Inhalte: Ruft ein KI-Assistent eine fairyfly-Funktion auf (z. B. Bildschirm lesen, Feld füllen), leitet das Gateway den Aufruf verschlüsselt (TLS) an den Desktop des Nutzers weiter und das Ergebnis zurück. Bildschirminhalte, Feldwerte, Argumente und Ergebnisse werden dabei vom Gateway nicht gespeichert und nicht protokolliert; sie liegen nur für die Dauer des einzelnen Aufrufs im Arbeitsspeicher. Ändernde Aktionen in SAP sind standardmäßig gesperrt und benötigen eine Freigabe der Organisation sowie eine Bestätigung am Desktop.

Wichtig: Welche Daten der KI-Assistent aus SAP anfordert und was der Anbieter des KI-Assistenten damit tut, richtet sich nach dem Vertrag zwischen Ihrer Organisation und diesem Anbieter (z. B. Anthropic, OpenAI, Microsoft, Google). fairyfly selbst übermittelt keine Daten an Anbieter von KI-Modellen; der KI-Assistent ist der Client der Organisation, der fairyfly aufruft.

• Zweck: Erbringung der vertraglich vereinbarten Funktion.
• Rechtsgrundlage: Auftragsverarbeitung für die Organisation (Art. 28 DSGVO); deren Rechtsgrundlage bestimmt die Organisation.

9. Audit-Protokoll und Sicherheits-Logs

Für jeden Aufruf eines KI-Assistenten und jede administrative Aktion schreibt das Gateway einen Audit-Eintrag: Zeitpunkt, Organisation, Nutzer-ID, E-Mail-Adresse, KI-Client, aufgerufene Funktion (Name, keine Inhalte), Entscheidung (erlaubt/abgelehnt), Bestätigung am Desktop, Ergebnisstatus und Fehlercode, Dauer, Geräte-ID, Anfrage-ID; bei administrativen Aktionen z. B. Anmeldung, Einladung, Kopplung (mit Rechnername), Token-Ausgabe, Domain-Bestätigung (mit E-Mail und Domain), Änderungen am Audit-Trail. Feldwerte und SAP-Inhalte sind nicht enthalten.

Daneben fallen technische Betriebs-Logs an, die bei bestimmten Ereignissen E-Mail-Adresse, Rechnername oder – bei abgewiesenen Anmelde-Token – die IP-Adresse enthalten.

• Zweck: Nachvollziehbarkeit, Sicherheit, Erkennung von Missbrauch, Nachweis gegenüber der Organisation, Anforderungen an Informationssicherheit (z. B. NIS2, ISO 27001).
• Rolle und Rechtsgrundlage: Das gesperrte Audit-Log führen wir als Verantwortlicher zur Sicherheit unseres Dienstes auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Sicherheit, Missbrauchsabwehr und Nachweisbarkeit). Soweit wir der Organisation ihre Audit-Einträge anzeigen, exportieren oder an ihr SIEM weiterleiten, handeln wir als ihr Auftragsverarbeiter. Die technischen Betriebs-Logs führen wir ebenfalls als Verantwortlicher für Betrieb und Sicherheit des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Speicherdauer: Audit-Log 400 Tage in einem gesperrten Speicher; danach wird es automatisch gelöscht. Eine vorzeitige Löschung ist technisch ausgeschlossen, auch beim Schließen der Organisation; Löschungsersuchen zu diesen Einträgen beantworten wir nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO. Betriebs-Logs 30 Tage.
• SIEM-Export: Hat die Organisation ein eigenes SIEM-System angebunden, werden die Audit-Einträge dorthin übermittelt; Empfänger ist dann die Organisation selbst.

10. Audit-Trail mit Bildschirmfotos (optional, durch die Organisation)

Die Organisation kann für einzelne Desktops ein Audit-Trail einschalten (standardmäßig aus). Dann sendet die Desktop-Anwendung für Aktionen des KI-Assistenten Bildschirmfotos der SAP-GUI vor und nach dem Schritt, eine Schrittbeschreibung und die geänderten Felder (alter → neuer Wert). Bildschirmfotos und Feldänderungen können personenbezogene Daten enthalten, die in SAP angezeigt werden (z. B. Namen, Adressen). Passwortfelder werden immer, Bankfelder (IBAN, Kontonummer, BIC u. a.) standardmäßig bereits auf dem PC unkenntlich gemacht; ein PC, der nicht schwärzen kann, sendet dann keine Bildschirmfotos. Während das Audit-Trail läuft, sieht die Person am PC einen Hinweis; ohne diesen Hinweis wird nichts aufgezeichnet.

Die Bilder liegen verschlüsselt mit einem eigenen Schlüssel (Cloud KMS, HSM) in einem privaten Speicher in Frankfurt (europe-west3). Einsehen können sie nur Eigentümer und Administratoren der Organisation sowie die Person am PC für ihre eigenen Sitzungen; jeder Abruf wird protokolliert.

• Zweck: Nachvollziehbarkeit dessen, was KI-Assistenten im Namen der Person in SAP getan haben. Eine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle der Mitarbeiter ist nicht Zweck der Funktion.
• Rechtsgrundlage: Auftragsverarbeitung; die Organisation entscheidet als Verantwortliche über das Einschalten, informiert ihre Mitarbeiter und beteiligt ggf. den Betriebsrat (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
• Speicherdauer: Bildschirmfotos und Feldänderungen nach Wahl der Organisation 30, 90 oder 365 Tage (automatische Löschung, spätestens nach 366 Tagen; beim Schließen der Organisation unverzüglich durch einen automatisch abgearbeiteten Löschauftrag). Bildschirmfotos werden nicht in Datensicherungen kopiert. Schrittprotokolle ohne Inhalte (Funktion, Zeit, Ergebnis, Person, Desktop) 400 Tage nach dem letzten Schritt, auch nach dem Schließen der Organisation.

11. E-Mails

Wir versenden E-Mails von cloud@fairyfly.io über Google Workspace (Gmail):

• Einladungen an die eingeladene Person (E-Mail-Adresse, Name der Organisation, Einladungslink),
• Budget-Hinweise an Eigentümer und Administratoren,
• eine tägliche Nutzungszusammenfassung an Eigentümer und Administratoren; sie enthält nur Gesamtzahlen der Organisation (z. B. Anzahl der Operationen und Budgetstand), keine Angaben zu einzelnen Nutzern. Die Organisation kann sie abschalten, jede Person kann sie für sich abbestellen.
• Hinweise auf wesentliche Änderungen dieser Datenschutzerklärung an die Eigentümer der Organisationen (Abschnitt 23).

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Auftragsverarbeitung für die Organisation.
• Speicherdauer: Kopien der versandten E-Mails verbleiben im Ordner „Gesendet" des Workspace-Postfachs eines DataZoo-Mitarbeiters, über das der Versand erfolgt. Wir bewahren sie auf, bis ein damit zusammenhängender Supportfall abgeschlossen ist, höchstens 12 Monate, und löschen sie spätestens dann.

Support über GitHub Issues: Support leisten wir auch über GitHub Issues (https://github.com/DataZooDE/fairyfly/issues). GitHub Issues sind öffentlich; GitHub, Inc. (USA) betreibt sie in eigener Verantwortung nach seinen Datenschutzbestimmungen (Abschnitt 14). Bitte stellen Sie dort keine personenbezogenen Daten, SAP-Inhalte, Bildschirmfotos oder Zugangsdaten ein; solche Anliegen senden Sie bitte per E-Mail an cloud@fairyfly.io. Was Sie in einem Issue veröffentlichen, verarbeiten wir zur Bearbeitung des Anliegens (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Kontaktieren Sie uns per E-Mail, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO) und löschen sie, wenn sie nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

12. Nutzungserfassung und Abrechnung (Paddle)

Für das Freikontingent (1.000 Operationen je Organisation und Monat) und die nutzungsabhängige Abrechnung zählen wir die Operationen je Organisation und Monat, aufgeschlüsselt nach KI-Plattform und Desktop-ID (Speicherdauer der Zähler: 400 Tage).

Nutzung über das Freikontingent hinaus ist kostenpflichtig (Nutzungsbedingungen § 9). Die Zahlungen wickelt Paddle.com Market Ltd. (London, Vereinigtes Königreich) als Verkäufer und Händler („Merchant of Record") ab; Ihr Vertragspartner für die Zahlung ist Paddle. Paddle ist für die Zahlungsdaten eigenständig verantwortlich; es gilt die Datenschutzerklärung von Paddle (https://www.paddle.com/legal/privacy). Fügt ein Eigentümer oder Administrator eine Zahlungsmethode hinzu, lädt die Abrechnungsseite das Zahlungsformular von Paddle (cdn.paddle.com) – nur dann und nur auf dieser Seite. Wir übermitteln an Paddle: eine interne Kennung der Organisation, die E-Mail-Adresse der Person, die die Zahlung einrichtet (zur Vorbelegung), und monatlich die Anzahl der abzurechnenden Pakete. Nutzerbezogene Nutzungsdaten übermitteln wir nicht. Zahlungsdaten (Karte, Konto) gibt man direkt bei Paddle ein; wir erhalten sie nicht, nur Kunden-, Abonnement- und Transaktionskennungen, den Zahlungsstatus und Rechnungen.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag); Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 147 AO, § 257 HGB für Buchungsbelege.
• Speicherdauer: Abrechnungsdaten für die Vertragsdauer. Steuer- und handelsrechtlich relevante Unterlagen bewahren wir nach den gesetzlichen Fristen auf: Buchungsbelege 8 Jahre (§ 147 AO in der Fassung des Bürokratieentlastungsgesetzes IV), Bücher und Abschlüsse 10 Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB), jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist.

13. Desktop-Anwendung fairyfly für Windows

Lokal auf Ihrem PC (im Ordner %USERPROFILE%\.fairyfly, nur für Sie, SYSTEM und Administratoren zugänglich) speichert fairyfly:

• ein lokales Audit-Protokoll (audit\JJJJ-MM.jsonl): Zeitpunkt, Befehl bzw. Funktion, Argumente mit unkenntlich gemachten Eingabewerten, Ergebnisstatus, Fehlercode, SAP-System, Mandant, SAP-Benutzer, Transaktion, Bildnummer, KI-Client und – beim Fernzugriff im lokalen Netz – Token-Name und Client-Adresse. Keine Bildschirminhalte, Ergebnisse oder Feldwerte;
• Protokolldateien der Taskleisten-Programme (logs\, rotierend, max. ca. 20 MB), u. a. mit Freigabeentscheidungen und der E-Mail-Adresse;
• die Kopplungsdaten mit dem per DPAPI geschützten Geräteschlüssel, Konfiguration und gespeicherte Verbindungen.

SAP-Passwörter und Zugriffs-Token liegen in der Windows-Anmeldeinformationsverwaltung. Diese Daten werden nicht an uns übertragen. Sie bleiben auch nach der Deinstallation erhalten und können von Ihnen bzw. Ihrer IT jederzeit gelöscht werden.

Das lokale Audit-Protokoll wird standardmäßig nicht automatisch gelöscht. Ab der nächsten Version der Desktop-Anwendung kann über die Einstellung audit.retention_days eine Aufbewahrungsdauer in Tagen festgelegt werden; ältere Einträge löscht fairyfly dann automatisch. Wir empfehlen der IT Ihrer Organisation, eine zu ihren Vorgaben passende Frist einzustellen.

An das Gateway überträgt die Desktop-Anwendung nur, was in den Abschnitten 7, 8 und 10 beschrieben ist.

Updates: Die Version aus dem Installationspaket (MSI) fragt einmal im Hintergrund bei GitHub (GitHub, Inc., USA) nach, ob eine neue Version vorliegt, und lädt Updates nur von GitHub; dabei erhält GitHub Ihre IP-Adresse und eine technische Programmkennung. Die Abfrage lässt sich mit der Umgebungsvariable FAIRYFLY_UPDATE_CHECK=0 abschalten. Die Version aus dem Microsoft Store fragt nicht selbst nach; Updates liefert Windows über den Store. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit durch aktuelle Software).

Keine Telemetrie: Die Desktop-Anwendung sendet keine Nutzungsstatistiken, Absturzberichte oder Analysedaten.

Bezug der Software: Beim Herunterladen über GitHub oder den Microsoft Store verarbeiten diese Anbieter Daten in eigener Verantwortung nach ihren Datenschutzbestimmungen (GitHub: https://docs.github.com/site-policy/privacy-policies; Microsoft: https://privacy.microsoft.com).

14. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Innerhalb der DataZoo GmbH erhalten nur die Personen Zugriff, die ihn für Betrieb und Support benötigen. Jeder Zugriff auf gespeicherte Daten außerhalb des Dienstes wird protokolliert (Abschnitt 21). Behörden erhalten Daten nur, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

15. Übermittlung in Drittländer

Die Daten des Dienstes werden in Rechenzentren in der EU verarbeitet (Abschnitt 14). Einige Empfänger gehören zu Konzernen mit Sitz in den USA (Google, Microsoft, GitHub) bzw. haben ihren Sitz im Vereinigten Königreich (Paddle). Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Übermittlungen in die USA stützen wir auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO); soweit der Empfänger nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist, zusätzlich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10. Juli 2023 (Art. 45 DSGVO). Die Standardvertragsklauseln sind in den Auftragsverarbeitungsbedingungen von Google Cloud und Google Workspace enthalten. Für Übermittlungen durch Paddle als eigenständig Verantwortlichen gilt die Datenschutzerklärung von Paddle. Bei der Anmeldung verarbeiten Google und Microsoft Ihre Daten in eigener Verantwortung nach ihren Datenschutzbestimmungen; Google LLC und Microsoft Corporation sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

16. Speicherdauer und routinemäßige Löschung

Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es vorsehen. Entfällt der Zweck oder läuft eine Frist ab, werden die Daten routinemäßig gelöscht oder gesperrt. Die konkreten Fristen stehen in den Abschnitten 4 bis 13; zusammengefasst:

Entfernte Nutzer, Desktops, Einladungen und geschlossene Organisationen werden 90 Tage nach dem jeweiligen Ereignis automatisch endgültig gelöscht (täglicher Löschlauf).

Alle Löschungen betreffen den aktiven Datenbestand. Kopien in den Datenbanksicherungen sind spätestens 7 Tage nach der jeweiligen Löschung ebenfalls entfernt; das gilt auch für Daten, die „sofort“ gelöscht werden.

17. Rechte der betroffenen Person

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte. Für Daten, die wir im Auftrag Ihrer Organisation verarbeiten (Abschnitt 3), richten Sie Ihr Anliegen bitte an Ihre Organisation; wenden Sie sich an uns, leiten wir es weiter und unterstützen die Organisation.

• Recht auf Bestätigung und Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können eine Bestätigung verlangen, ob wir Sie betreffende Daten verarbeiten, und unentgeltlich Auskunft über diese Daten und eine Kopie erhalten, einschließlich Verarbeitungszwecken, Kategorien, Empfängern, geplanter Speicherdauer, Herkunft der Daten, dem Bestehen automatisierter Entscheidungsfindung sowie geeigneter Garantien bei Drittlandübermittlungen.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): unverzügliche Berichtigung unrichtiger und Vervollständigung unvollständiger Daten.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Löschung, wenn die Daten nicht mehr erforderlich sind, Sie eine Einwilligung widerrufen, Sie berechtigt widersprochen haben, die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden oder eine rechtliche Pflicht zur Löschung besteht – soweit die Verarbeitung nicht, z. B. zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, erforderlich ist (Art. 17 Abs. 3 DSGVO).
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): wenn Sie die Richtigkeit bestreiten, die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie statt Löschung Einschränkung wünschen, wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie sie aber zur Rechtsverfolgung brauchen, oder Sie Widerspruch eingelegt haben und die Abwägung noch aussteht.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Erhalt der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format und Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen, soweit die Verarbeitung auf Einwilligung oder Vertrag beruht und automatisiert erfolgt. Organisationen können ihr Audit-Log als CSV/JSON und Audit-Trail-Sitzungen als ZIP exportieren.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO Widerspruch einlegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Direktwerbung betreiben wir über fairyfly nicht.
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): jederzeit mit Wirkung für die Zukunft. Derzeit stützt fairyfly keine Verarbeitung auf eine Einwilligung.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an die in Abschnitt 2 genannte Adresse.

18. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Heilbronner Straße 35, 70191 Stuttgart
Postanschrift: Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart
https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

19. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO ein. Die Regeln, nach denen das Gateway Aufrufe von KI-Assistenten erlaubt oder ablehnt (Richtlinien der Organisation, Budget, Bestätigung am Desktop), betreffen technische Zugriffsrechte und entfalten keine rechtliche Wirkung gegenüber Personen.

20. Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung der Anmeldedaten (E-Mail, Konto-Kennung) ist für die Nutzung von fairyfly erforderlich; ohne sie ist keine Anmeldung möglich. Die Nutzung der Website ohne Anmeldung ist ohne Angabe personenbezogener Daten möglich.

21. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, u. a.: TLS 1.2+ für alle Verbindungen, verschlüsselte Verbindung zwischen Gateway und Desktop, Trennung der Organisationen in allen Datenpfaden, signierte Aufrufe mit HSM-geschützten Schlüsseln je Organisation, Verschlüsselung gespeicherter Daten, eigene, alle 90 Tage rotierte HSM-Schlüssel für Audit-Trail-Bilder, Lesezugriff als Voreinstellung, Bestätigung ändernder Aktionen am Desktop.

Datensicherung: Die Datenbank wird täglich gesichert; zusätzlich ist eine Wiederherstellung auf jeden Zeitpunkt der letzten 7 Tage möglich. Sicherungen liegen in der EU (eur3: Belgien und Niederlande) und werden nach 7 Tagen gelöscht; gelöschte Daten sind spätestens 7 Tage nach ihrer Löschung auch aus allen Sicherungen entfernt. Bildschirmfotos des Audit-Trails werden nicht gesichert.

Protokollierung von Zugriffen: Jeder Zugriff auf gespeicherte Daten außerhalb des Dienstes (Datenbank und Speicher der Bildschirmfotos, z. B. durch Mitarbeiter von DataZoo im Rahmen von Betrieb und Support) wird protokolliert; diese Protokolle werden nach 30 Tagen gelöscht.

Internetbasierte Datenübertragungen können dennoch Sicherheitslücken aufweisen; ein absoluter Schutz kann nicht gewährleistet werden.

22. Angaben für den Microsoft Store

Für die Store-Angabe „Datenschutz" der Desktop-Anwendung (Kurzfassung, verweist auf diese Erklärung):

fairyfly für Windows erfasst keine Telemetrie, Analyse- oder Absturzdaten. Lokal speichert die App ein Audit-Protokoll ihrer Aktionen (inkl. SAP-System, Mandant und SAP-Benutzer, ohne Eingabewerte und Bildschirminhalte) und Protokolldateien im Ordner %USERPROFILE%\.fairyfly. Nur wenn Sie die App mit dem fairyfly-Clouddienst koppeln, werden Rechnername, Betriebssystem, App-Version und ein Geräteschlüssel an fairyfly.io übertragen; Aufrufe von KI-Assistenten und deren Ergebnisse werden über den Dienst an Ihren PC weitergeleitet, aber im Dienst nicht gespeichert. Hat Ihre Organisation das Audit-Trail eingeschaltet, werden Bildschirmfotos der SAP-GUI (mit geschwärzten Passwort- und Bankfeldern) übertragen und für 30–365 Tage gespeichert; die App zeigt dann einen Hinweis. Die App benötigt die Funktion „runFullTrust", um die SAP GUI zu steuern; sie greift nicht auf Kamera, Mikrofon, Standort oder Kontakte zu. Datenschutzerklärung: https://fairyfly.io/datenschutz

23. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich fairyfly oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils unter https://fairyfly.io/datenschutz veröffentlichte Fassung (englische Übersetzung unter https://fairyfly.io/privacy). Über wesentliche Änderungen informieren wir die Eigentümer der Organisationen per E-Mail.